Planejamento e organização de eventos: os erros que você deve evitar
Quando a gente fala em planejamento e organização de eventos, logo surge uma lista imensa de tarefas a cumprir. Mas, antes de colocar a mão na massa, é preciso pensar estrategicamente no que será feito. Cronograma, estimativa de gastos, checklist das ações e uma ferramenta digital são essenciais para que você passe longe dos erros mais comuns que os organizadores comentem.
Como não existe uma varinha mágica que a gente aponta e tudo se resolve, decidimos mostrar quais são essas falhas e dar algumas dicas de como evitá-las.
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E aqui não estamos falando apenas em organizar uma lista com o que deve ser feito. Planejamento e organização de eventos vai além disso. Afinal, a palavra-chave para seu evento ter sucesso é justamente planejamento. Sem ele você e sua equipe terão dificuldade em executar as tarefas, vão perder tempo com ações muitas vezes inúteis e que geram retrabalho.
Por isso, fique alerta às dicas que damos a seguir e veja como tornar o seu dia a dia mais fácil e suas ações mais ágeis.
O que você deve evitar no planejamento e organização de eventos
Como já falamos, para facilitar o trabalho de todos que estão envolvidos na organização de um evento científico é preciso pensar antecipadamente em todas as tarefas que devem ser executadas. E isso não diz respeito apenas ao dia que ele acontece. É preciso pensar nas etapas pré e pós-evento e nos erros que não devem ser cometidos, conforme mostramos a seguir.
1 – Não fazer um planejamento
A gente já falou, mas é sempre bom lembrar: planejamento é a chave de tudo. Por isso essa etapa não pode ser negligenciada na hora de fazer seu evento. Não ter as etapas e ações estruturadas é um dos maiores erros que se pode cometer. Afinal, se algo sai errado, é mais difícil visualizar onde a falha começou e como contornar a situação.
Ter tudo bem definido na cabeça também não ajuda. Mesmo que cada um dos profissionais envolvidos saiba o que deve fazer para o evento acontecer, é preciso ter um registro dessas definições.
Nesse documento devem estar informações como data, local, tema, contato dos palestrantes, orçamento, custos, fornecedores, responsáveis pelas atividades e dados sobre as inscrições.
2 – Não pensar no tipo de evento mais adequado
Congresso, workshop, seminário, palestra, mesa redonda, simpósio, encontro, curso ou painel. Como você deve saber, existem muitas opções de eventos que podem ser organizados. Cada um deles tem um propósito diferente. Por isso, antes de sair procurando o local e colocando as inscrições à venda, pense em qual deles é mais adequado ao público que você quer atingir e ao assunto que deseja abordar.
Além disso, cada uma dessas atividade necessita de uma estrutura diferente, seja no que se refere ao local, seja no número de pessoas envolvidas para sua realização.
3 – Pensar no tema sem pensar no público
Acesso a conteúdo de qualidade e troca de conhecimento são alguns dos principais objetivos de quem participa de eventos científicos. Por isso, é essencial que antes de definir o tema da atividade os organizadores pensem no que será mais atrativo para o público que deseja atingir.
Um dos grandes erros que organizadores e promotores cometem é pensar no tema que acreditam ser interessante, sem antes consultar o que está sendo discutido na área. Aqui vale pensar no que é novidade, no que tem despertado mais interesse para pesquisas e outras discussões. Assuntos batidos e que não apresentem novas perspectivas de abordagem, provavelmente, não vão atrair o público que você deseja.
4 – Ter um credenciamento sem organização
Nada mais estressante para seu público se, no dia do evento, ele tiver que enfrentar fila e esperar muito tempo para acessar as atividades. Por isso que um dos erros que você deve evitar é não estruturar o credenciamento dos inscritos. É preciso pensar até mesmo se a quantidade de colaboradores para essa tarefa é suficiente para o número de participantes esperado.
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Uma forma de facilitar essa etapa é contar com uma ferramenta digital que ofereça acesso à lista de inscritos e permita o check-in online.
5 – Não validar certificados
Quem participa de evento científicos, muitas vezes, precisa dos certificados para comprovar horas em atividades extras. E nada mais frustrante para ele se, na hora de apresentar o documento à instituição de ensino ou ao empregador, não tiver como comprovar sua validade. Quando você utiliza um sistema online para envio dos certificados, assegure-se que o arquivo possua um código de validação. Ele será utilizado para garantir autenticidade das informações.
Além do código de validade, o certificado também deve conter: logo do evento, assinatura dos responsáveis, carga horária, local e data de realização.
6 – Não pensar no pós-evento
Já dissemos que planejar todas as etapas do evento é importante para que você tenha sucesso. Por isso, dar atenção ao que deve ser feito assim que as atividades acabam é essencial. Além dos certificados que são emitidos neste momento, também é hora de pedir a opinião dos participantes sobre o que vivenciaram. Enviar pesquisa de satisfação é uma boa oportunidade para avaliar o que deu certo e o que precisa melhorar para os próximos eventos.
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Além disso, até que uma nova edição do evento aconteça ou você organize outra atividade que possa interessar a esse mesmo público, a comunicação com os participantes pode ser exercida. Para fazer isso, programe o envio de conteúdos apresentados pelos participantes e materiais produzidos a partir do evento.
Agora que você já sabe quais erros deve evitar, pode clicar aqui para baixar um guia com que preparamos com dicas para evitar a perda de tempo com tarefas manuais no planejamento e organização de eventos.