Eventos presenciais: como retomar as atividades fora do digital

Depois de meses criando webinars, videoconferências e eventos 100% online, você provavelmente esteja se perguntando como iniciar a retomada de eventos presenciais de maneira segura e atrativa para todos os envolvidos, certo?

Uma pesquisa realizada ainda no primeiro bimestre do isolamento social mostrou que 98% das empresas da área já havia sofrido o impacto da pandemia – com redução de faturamento, dispensa de colaboradores ou diminuição de atividades. O caminho para continuar atuando, mesmo que de modo reduzido, foi fazer uma adequação no modelo de negócio, criando estratégias para trabalhar e monetizar as atividades em formato totalmente digital.
Fazer o caminho de volta para o offline, entretanto, pode ser uma tarefa árdua. Confira a seguir o passo a passo para facilitar a adaptação à nova realidade. 

1 – Experimente modelos híbridos

Uma possibilidade que pode ser viável a muitas áreas é a criação de eventos híbridos, que mesclam o universo on e o offline. Para trabalhar dessa forma, mapeie seu projeto e entenda que momentos podem ser presenciais e quais podem acontecer via internet e elabore uma proposta com ambas as funcionalidades, incluindo as vantagens de cada um, de acordo com a sua necessidade.

WEBINAR: EVENTOS HÍBRIDOS – A UNIÃO DO PRESENCIAL E DO À DISTÂNCIA

2 – Observe para aprender

As cidades brasileiras estão aos poucos retomando as atividades presenciais do setor. Em Porto Alegre, por exemplo, já foram realizados dois eventos de treinamento de protocolo, sendo um show e outro no formato de congresso, tudo para testar itens como lotação, check-in, distanciamento, atendimento ao público e a realização das atividades nas duas situações.
Como estamos vivendo as primeiras experiências da reabertura, o melhor caminho é observar o que está sendo produzido para aprender com os colegas e parceiros do setor.

3 – Pense numa experiência segura 

Produzir um evento é criar uma experiência para os frequentadores e, na hora de projetá-lo, pensar que a segurança em saúde se tornou o item número um do checklist. Analise ponto a ponto do evento, tendo como objetivo tornar cada um deles mais seguro para os frequentadores. Além disso, leve sempre em consideração o protocolo da cidade e a lotação máxima do local escolhido.

SAIBA MAIS: TENHA MAIS SEGURANÇA NA ORGANIZAÇÃO FINANCEIRA DE EVENTOS COM PLATAFORMAS DIGITAIS

4 – Utilize o check in online

O primeiro ponto – hora da chegada dos convidados – costuma gerar filas, devido ao check in e ao credenciamento. Para solucionar esse problema, a Eventize oferece a funcionalidade 100% online, facilitando a vida de todos os envolvidos. Esta, inclusive, passou a ser uma exigência do Estado para a realização de eventos presenciais no Rio Grande Sul.

5 – Opte por documentos digitais

A entrega de documentos por parte dos participantes e de certificados e atestados também pode ser totalmente virtual com as ferramentas de gerenciamento de eventos que a Eventize oferece. Liste todas as necessidades de envio de documentos e opte pelas modalidades que evitam o acúmulo de pessoas no mesmo ambiente. Além de segura, essa prática também é econômica, pois poupa tempo e evita impressões desnecessárias em papel.

6  – Esteja aberto a se adaptar

O seu objetivo deve ser criar uma experiência segura e ao mesmo tempo atrativa para os participantes. Para isso, a equação essencial é pensar em estratégias que tornem digitais todos os serviços oferecidos ao usuário. Essa prática precisa ter o objetivo de diminuir a proximidade física entre as pessoas, mas sem reduzir a interação entre elas. Ou seja, cuidado com as possíveis aglomerações de coffee break ou de ida ao bar, por exemplo. Pense em soluções que possam promover o relacionamento e a troca de ideias entre os participantes, mas mantendo a segurança de todos. Para isso, é preciso estar sempre olhando para as transformações e buscando maneiras de se adaptar dia após dia.

Sem dúvidas, os desafios para criar experiências na nova realidade são muitos, mas sabendo escolher as ferramentas certas tudo pode ser bem mais simples.